Desk & Archive dispone de herramientas para utilizar este sistema de forma cómoda. Encuentra automáticamente un mejor lugar para los accesos directos a las carpetas (presentándolos como carpetas ancladas en la barra lateral) y los accesos directos a las aplicaciones (mostrándolos en la barra de inicio). Los marcadores y las plantillas son grandes herramientas para acceder a los elementos importantes de una manera mucho más conveniente que si estuvieran en el escritorio, eliminando así la necesidad de mantenerlos mezclados con documentos inacabados.
El escritorio es una solución flexible que puede mostrar contenido de diferentes carpetas, y si se personaliza adecuadamente debería capturar fácilmente todos los nuevos documentos para asegurar que siempre se completen. Esta flexibilidad se puede utilizar para reclamar que la carpeta en Dropbox es su escritorio, o para incluir la carpeta Mis documentos sin sus subcarpetas, ya que la mayoría de las aplicaciones guardan los nuevos elementos allí por defecto. En todos los casos, basta un clic para mover los elementos completados a las carpetas predefinidas.
Desk & Archive presta mucha atención a los detalles para mejorar aún más la productividad diaria: hay pestañas para limpiar el desorden de la barra de tareas del usuario; una apertura y cierre automáticos de las pestañas que aleja estas tareas del usuario y aumenta la disponibilidad de las ubicaciones que pueda necesitar; una vista previa del contenido en un mosaico de elementos con una vista previa activa de las carpetas que permite abrir sus elementos directamente desde la vista previa; una ordenación inteligente, que elige el mejor tipo de ordenación en función del contenido; listas de elementos ad-hoc que permiten abrir varias carpetas a la vez; un clic en Mirar a través de las subcarpetas muestra todos los elementos de todas las subcarpetas; las notificaciones son cómodas, discretas y con sugerencias sobre cómo resolver el problema; la selección múltiple es fácil con casillas de verificación; interacción mejorada con el teclado y el ratón.